Ежедневно мы планируем свои действия и совершаем их. Затем анализируем, получилось ли сделать то, что хотели, или же что-то пошло не так. Если понимаем, что все прошло, как задумано-отлично, продолжаем планировать и действовать. Нет-переделываем, и так по кругу. А что, если мы скажем, в этом заключается суть цикла PDCA- модели непрерывного улучшения качества? Сам цикл был изобретен из производственной практики в 20 столетии Уильямом Демингом. Можем вспомнить, что и метод PERT, о котором мы рассказывали ранее также был основан в 20 веке. Связано это с развитием промышленного производства и тяготами восстановления экономик мира после второй мировой войны. Уолтера Шухарта, специалиста, в чью честь назван цикл, часто называют отцом современного контроля за качеством. Этот американский инженер получил свою славу за работы по восстановлению Японии после Второй Мировой войны, изобретением Total Quality Management (TQM, Комплексного управления качеством). А само название цикла придумали посетители лекций Деминга, они же и упростили его. Еще его называют циклом Деминга-Шухарта. История возникновения цикла PDCA может быть вам не только интересна, но и полезна в плане понимания его работы. Итак, посмотрим более детально, что же из себя представляет PDCA.
Как мы упомянули ранее, цикл PDCA включает в себя 4 этапа: «планирование», «выполнение», «проверка» и «действие». Разберем их.
Plan(планирование). Этот этап посвящен формулированию целей, выдвижению гипотез и постановке задач. Все эти вещи должны быть четко сформулированы. Этап планирования в цикле Деминга — это попытка как можно точнее проанализировать и понять работу отдела, бизнеса. Например, мы анализируем, какие недостатки есть сейчас у нашего продукта, возможно, проблемы в работе с поставщиками. То есть, оцениваем текущую ситуацию. Этот этап можно считать достаточно расплывчатым, нет конкретного утверждённого порядка действий. Но можно определить его для себя сами. Например, таким:
• Указываем цель изменения (конкретный результат);
• Определяем причины в текущем состоянии, которые мешают достичь цели;
• Решаем, что нужно изменить, чтобы устранить проблему;
• Разрабатываем план проведения изменений.
Do(внедрение, выполнение). Иными словами, необходимо протестировать, как работает план, который мы составили на прошлом этапе. На этом этапе реализуем то, что задумали ранее. Благодаря этому позже станет понятно, работает ли все, что мы продумали. Специалисты советуют воспринимать эти действия, как эксперимент, мы еще не дошли до полного внедрения планов. Этот этап нужно проводить в небольших масштабах и контролируемой обстановке. Суммируем:
• Реализуем план в пробной форме: начинаем с небольшого тестирования;
• Вносим изменения в несколько этапов, если это необходимо;
• Документируем то, что узнали.
Check(проверка). После того, как мы протестировали изменения, необходимо все проанализировать. Произошло ли улучшение? Что можно сделать для еще большего улучшения результатов? Были ли внесены какие-либо изменения в метод, определенный на этапе планирования, которые могли повлиять на результат? Отвечаем для себя на эти вопросы. Если результаты не соответствуют желаемым, можно повторить предыдущие этапы до тех пор, пока не достигнем необходимого исхода.
Действия на этом этапе могут быть такими:
• Проводим анализ результатов исследований;
• Сравниваем данные с прогнозом;
• Подводим итоги исследования;
• Если результаты соответствуют намеченному плану, можно приступать к полной реализации. Если же нет, вернуться этапу планирования. .
По нашему мнению, этот этап является самым важным при работе с циклом PDCA.
Act(действие). Наконец, когда мы прошли все три этапа, остается внедрение изменений с учетом ранее проведенных исследований и анализа. На этом этапе допустимо устранять мелкие недочеты. И, разумеется, фиксируем полученный результат (регламенты, инструкции и прочие документы). На этом можно было бы заканчивать работу по PDCA, но нет. Таким образом мы создаем предпосылки для перехода на новый цикл PDCA – стадию Plan:
• Кодифицируем изменения, которые мы внедрили в процессе реализации;
• Контролируем нововведения;
• Ищем в уже в введенных изменениях уязвимые места (а они со временем проявятся) и переходим к этапу Plan.
В процессе прочтения статьи вы, скорее всего, заметили сходства со своей жизнью. Будь то алгоритм ваших действий при решении важных задач на работе или же процесс ремонта в квартире. «Планируй, делай, проверяй, действуй» — это действительно простой, ясный и интуитивно понятный процесс, который люди могут освоить и внедрить не только в свой рабочий процесс, но и в совершенно разные сферы нашей жизни. В первую очередь мы говорим об использовании цикла PDCA, как о способе систематизировать подход в работе, постоянном развитии своего рабочего процесса. Однако, на первый взгляд кажущаяся очень простой в использовании цикл PDCA, вместе с тем, требует жесткой дисциплинированности и неукоснительного следования правилам.
Не забудем и о недостатках. Использование цикла PDCA не подойдёт вам, если требуется решить образовавшуюся проблему в срочном порядке. Или же, если вам необходим сверхбыстрый результат. В первую очередь его использование предполагает планомерное и далеко не всегда быстрое достижение результатов.
