Традиционное управление проектами (TPM) часто не приспособлено для работы с современными проектами и их особенностями. Пошаговый рабочий процесс (например, модель «Waterfall»), жесткие временные рамки и строгие требования с трудом адаптируются к необходимости внесения изменений в процессе выполнения проекта. Эти ограничения препятствуют прогрессу и в итоге приводят к тому, что проекты TPM выходят за рамки бюджета, не соблюдаются сроки.
Экстремальное же управление проектами часто включает в себя творческий подход, метод проб и ошибок, а также высокую способность к адаптации к изменениям и неопределенности.
Экстремальное управление проектами уходит своими корнями в экстремальное программирование. Extreme Programming (XP) было создано Кентом Блэком в середине 90-х, когда он работал над программным обеспечением для расчета заработной платы для компании Chrysler. Затем, в 2004 году, Дуг ДеКарло, профессионал в области управления проектами, который, среди прочего, пишет и об agile, опубликовал в 2004 году книгу под названием «Экстремальное управление проектами: использование лидерства, принципов и инструментов для достижения ценности перед лицом волатильности», в которой описал применения методологии экстремального программирования для управления проектами в других отраслях.
Методология extreme project management может быть полезна не для всех типов проектов. Во-первых, она отлично подходит для разработки программного обеспечения. XPM можно использовать небольшим командам с небольшим количеством иерархических отношений, где каждый вносит свои идеи и имеет равный статус. Маркетинг, реклама, брендинг, дизайн и другие творческие отделы могут использовать XPM. Наконец, XPM следует рассматривать там, где традиционные подходы, такие как waterfall или управление проектами критической цепи, слишком структурированы, чтобы обеспечить свободу, гибкость и творческий подход, которые поощряет XPM.
Как и в случае с традиционным управлением проектами, экстремальное управление проектами лучше всего применяется, когда команда проекта выполняет ряд шагов по его реализации. Однако, в отличие от TPM, пошаговый процесс XPM позволяет членам проектной группы быть более адаптивными и менее замкнутыми в рамках. Несколько шагов по использованию экстремального подхода:
1. Планирование. Все проекты направлены на получение результатов для заинтересованной стороны или клиента, в том числе и при использовании XPM. Вы должны определить требуемые функции для содержания проекта, даже если они не ясны на 100%. В плане проекта должно быть представление о бюджете и графике проекта.
2. XPM-вопросы. Гуру XPM Дуг ДеКарло сформулировал ряд вопросов, которые каждый менеджер при использовании XPM должен задать своей команде, прежде чем приступить к работе:
- Кому нужен этот проект?
- Зачем им этот проект?
- Есть ли у нас то, что нам нужно для реализации проекта?
- Можем ли мы успешно реализовать проект?
- Стоит ли этот проект нашего времени и энергии?
3. Планирование. Подобно гибким методологиям управления проектами работу следует планировать так, чтобы она выполнялась в относительно короткие промежутки времени. Эти короткие циклы работы похожи на спринты итеративного scrum, но не требуют такого сильного контроля.
4. Постоянная связь. Из-за несколько сложной и хаотичной природы XPM менеджер проекта должен постоянно общаться со своей командой, как в рамках группового взаимодействия, так и в личных беседах. Речь идет не столько о том, чтобы держать вашу команду на правильном пути, сколько о том, чтобы выслушивать их болевые точки и идеи.
5. Отзывы. Поскольку XPM регулярно используется для более сложных проектов, которые время от времени вызывают высокий уровень стресса в команде, вам необходимо делать паузы, чтобы проанализировать рабочий процесс, оценить, как продвигается проект, отреагировать на прошлые проблемы и подготовиться к новым.
6. Завершение. Как только цели проекта будут достигнуты, устройте заключительную вечеринку. Как и стартовая вечеринка, она должна включать некоторые элементы ретроспективы процесса, а также празднование успеха проекта. Убедитесь, что каждый член команды чувствует, что его вклад является неотъемлемой частью достижений вашей команды.
Возможно, экстремальное управление проектами — один из немногих методов управления проектами, для которого не существует большого количества специализированного программного обеспечения. Однако вы все еще можете использовать множество отличных инструментов и шаблонов PM для запуска проекта, как и любую CRM с функциями управления проектами.
