Тайм менеджмент — это способность отдельных лиц и членов команды планировать и осуществлять контроль над тем, как члены команды проводят свое время. В чисто рабочем смысле управление временем команды определяет то, как лидеры управляют проектами, и как члены команды выполняют задачи. Цель состоит в том, чтобы дать каждому сотруднику необходимое время, не поощряя прокрастинацию, делая акцент на эффективности и продуктивности. Лидеры должны составлять расписание команд и предлагать стратегии управления временем, чтобы помочь с выполнением задач и не переутомлять кого-либо.
Итак, перейдем к советам по коллективному управлению временем.
1. Определяйте временные рамки.
У каждого члена команды должно быть, по возможности, определенное количество часов, отведенных для каждого проекта. Это касается и таких аспектов работы, как бюджет и задачи. Предоставление команде четкого представления о структуре работы поможет им (и руководителю) расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенными.
2. Делегируйте.
Когда накапливается огромное множество задач, нет необходимости справиться со всеми в одиночку. Делегирование — один из ключевых навыков тайм-менеджмента. Если вы договоритесь со своей командой о том, кто за что отвечает, вы все станете сверхпродуктивными и эффективными.
3. Общайтесь.
Чтобы избежать расплывчатых целей, важно четко сообщать о своих намерениях. Расплывчатые цели ведут к пустой трате времени и недоразумениям. Вот несколько советов, которые помогут команде быть «вместе» с компанией:
- Расскажите, чего вы ожидаете от каждого члена команды.
- Установите четкие границы, сроки и правила.
- Позвольте людям критиковать и предлагать.
- Будьте открыты для вопросов от команды.
Хорошая коммуникация очень важна для создания дружественной и поддерживающей атмосферы. Прежде всего, это чрезвычайно полезно при выполнении любого типа проекта, поскольку помогает сэкономить время. Когда люди точно знают, что им нужно делать, они работают более эффективно.
4. Мотивируйте.
Людям нравится знать, что то, что они делают и как помогают компании в глобальном смысле. Мотивировать людей можно бонусами, бесплатной едой в лучшем ресторане города, билетом в кино и так далее. Когда люди счастливы, они охотнее работают.
Подробнее о мотивации команды рассказали тут: https://topremote.ru/post/motivatsiia-sotrudnikov-na-udalienkie
5. Используйте сервисы для управления временем для команд.
Существует множество приложений, которые могут помочь с управлением временем в команде. Существует большое множество приложений предназначенные для управления временем, которые могут использоваться командами. Подходящий для себя сервис вы можете найти в нашей статье: https://topremote.ru/post/polieznyie-siervisy-dlia-taim-mieniedzhmienta
6. Оптимизируйте рабочий процесс с помощью сервисов для управления проектами.
Использование сервисов для управления проектами мы считаем обязательным для любой команды, которая хочет использовать время более эффективно. Приложение для управления проектами работает, разбивая проекты на управляемые задачи и подзадачи и позволяя вам отслеживать проект от начала до конца. Это может помочь сэкономить время, которое в противном случае было бы потрачено на отправку групповых электронных писем или сообщений.
7. Обучайте команду и обучайтесь сами.
Навыкам тайм менеджмента команду и себя необходимо обучать. Постоянное обучение и совершенствование навыков тайм менеджмента важно.
Управление временем команды сосредоточено в основном на поиске способов расстановки приоритетов для более крупных целей, четкого общения и предотвращения пробелов в рабочем процессе, вызванных чрезмерно сложными системами. Чтобы заставить команды совместно работать над улучшением своего тайм-менеджмента, нужно помочь им освоить эти жизненно важные навыки. Вовлечение их в процесс на каждом этапе также поможет им стать более восприимчивыми к новым методам и инструментам, которые вы планируете внедрить.
