Дуайт Дэвид Эйзенхауэр известен миру не только как президент США и руководитель американскими силами при высадке войск в Нормандии во время Второй Мировой войны, но и как отличный менеджер. Именно он стал автором матрицы Эйзенхауэра.
В основе матрицы лежит принцип: важно расставлять приоритеты, не делать лишнего.
Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. В итоге получится четыре списка задач, который составляет категории. Не забываем, определяющую роль играет анализ цели, понимание степени ее важности. Если с этим все хорошо, распределение задач будет более корректным, а их выполнение более эффективным.
В категорию «Важно и срочно» мы записываем самые актуальные задачи, выполнить которые очень важно в короткие сроки. Такие задачи имеют наивысший авторитет. В идеале важных и срочных дел должно быть не очень много.
В категорию «Важно и несрочно» вносим задачи, которые требуют много времени и сил. При этом, есть достаточное количество времени на их выполнение. Главное, чтобы эти задачи не перешли в раздел «Важно и срочно».
В категорию «Срочно и неважно» мы определяем по большей части рутинные, повседневные дела, которые ожидают своего выполнения в ближайшее время, но не имеют большой значимости.
В категорию «Несрочно и неважно» (эту категорию называют еще «Убийцами времени») мы отправляем малозначительные и необязательные задачи. Это самые легкие и приятные дела в нашем списке.
Порядок действий при работе с матрицей может быть таким:
· Составляем список дел. Выписываем все дела на листок или фиксируем их в электронном виде. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
· Сортируем задачи. Чтобы составить план по Эйзенхауэру, достаточно поделить лист бумаги на четыре части и распределить дела по срочности: сделать сразу, запланировать, поручить другим и не тратить время.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра эффективно?
· Устанавливаем лимит для каждого блока. К примеру, в одной категории не может быть больше 5 задач. Прежде чем добавить новую нужно выполнить одну из текущих;
· В первую очередь записываем важные, но несрочные задачи;
· Сперва вносим в расписание срочные и важные задачи, а потом — важные, но несрочные дела. Если осталось свободное время, добавьте неважные, но срочные проекты.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра:
· Подходит для любой сферы бизнеса и жизни;
· Быстро даёт результат — сразу видно, что задачи из поля «Важно и срочно» нужно брать в работу;
· Помогает оценивать эффективность текущего плана — увидите, какие дела и проекты отнимают много ресурсов и, возможно, не стоят затрат времени.
Недостатки можно выделить такие:
· Ранжирование задач на начальных этапах использования матрицы может делаться интуитивно, из-за чего возможны ошибки;
· В матрице не учитываются сторонние факторы.
Сегодня мы выяснили, что матрица Эйзенхауэра — таблица, которая позволяет группировать задачи, планировать их выполнение и расставлять приоритеты. Задачи в матрице делятся на четыре группы — важные и срочные, важные, но несрочные, несрочные и важные и несрочные и неважные.
Ее можно использовать не только при расстановке приоритетов в рабочих задачах, но и в повседневной жизни.
